মিটিং ব্যবস্থাপনা ফিচার ব্যবহার করার নিয়ম

মিটিং ব্যবস্থাপনা মডিউলে প্রবেশ করার নিয়ম

1. একতা সংগঠন ম্যানেজারে লগইন করুন

2. অ্যাপের সাইড ম্যানু থেকে  “মিটিং ব্যবস্থাপনা” মেনুতে ক্লিক করুন

3. মিটিং লিস্ট পেজ প্রদর্শিত হবে।

⚠️ নোট: শুধুমাত্র অনুমোদিত ইউজার (যেমন: সুপার এডমিন, এডমিন ) এই মডিউল এ মিটিং , রেজুলেশন নতুন তৈরি , আপডেট ও ডিলিট  করতে পারবেন।

রেজুলেশন যোগ করার পূর্বশর্ত হলো একটি বৈধ মিটিং তৈরি করা। নিচের + বাটন ক্লিক করলে মিটিং তৈরি একটি ফরম আসবে। 

এই ফর্মে প্রথমে মিটিং এর তারিখ,  মিটিং কয়টা থেকে কয়টা পর্যন্ত চলবে দিতে হবে আনুমানিক হতে পারে। মিটিং এর একটা শিরোনাম দিতে হবে। তারপর মিটিংয়ের স্থান মিটিংটা কোথায় অনুষ্ঠিত হবে। তারপর কার্যসূচী বা আলোচ্য বিষয় সমূহ, কি কি বিষয়ে আলোচনা হবে এটা লিখা।

সভা কার্যসুচি লেখার সময় এক একটা বিষয়ে লেখার পরে কমা দিতে হবে যেমনঃ সংগঠনের ফার্নিচার কয়, ব্যানার তৈরি করা, শিক্ষা সফরের আয়োজন করা। নিচের সেভ বাটনে ক্লিক করে মিটিংটা সেভ করতে হবে।

সংগঠন যখন একটি মিটিংয়ে ডাক দিবে তখন মিটিং হওয়ার আগ পর্যন্ত, এইটুকু কাজ করতে হবে।

একটি মিটিং সেভ করার সাথে সাথে আপনি যে মিটিং এর তারিখ এবং সময় দিয়েছেন আলোচ্য বিষয়ক  লিখেছেন এই তিনটা তথ্য সকল ইউজারের কাছে নোটিফিকেশন হিসেবে চলে যাবে।

মিটিং আপডেট, মিটিং যেদিন অনুষ্ঠিত হবে অর্থাৎ মিটিং অনুষ্ঠিত হওয়ার পর ওই মিটিংটা ট্যাপ করে মিটিংটা আপডেট করতে হবে। মিটিং এর বিস্তারিত অর্থাৎ মিটিং এর ভূমিকা লিখতে হবে তারপর মিটিং এর এজেন্ডা গুলো যদি পরিবতন হয়ে থাকে, প্রয়োজনে আপডেট করা যাবে। 

রেজুলেশন সমূহ এড করা, 

মিটিংয়ে ট্যাপ করার পর, রেজুলেশন লেখার পাশে যুক্ত করুন একটা বাটন পাওয়া যাবে। যুক্ত করুন বাটনের ট্যাপ করার পর সভাই কি কি সিদ্ধান্ত গৃহিত হয়েছে তা একটা একটা করে অ্যাড করতে হবে। মনে রাখতে হবে সভার প্রত্যেকটা সিদ্ধান্ত আলাদা ভাবে রেজুলেশন এড করতে হবে। যুক্ত করুন বাটনে টেপ করার পর একটা ফরম আসবে অ্যাড করার জন্য প্রথমে থাকবে রেজুলেশন নাম্বার। নাম্বারের শুরুতে মিটিং নাম্বারটা অটো অ্যাড হয়ে যাবে, রেজুলেশন নাম্বার বা সিদ্ধান্ত নাম্বারটি ক্রমিক নং অনুসারে ইউনিক নাম্বার অ্যাড করে দিতে পারেন যেমন তারিখ মাসের নাম বা সংখ্যা বসিয়ে ইউনিক করতে পারেন। সভায় সংগঠনের জন্য আসবাবপত্র ক্রয় করার  সিদ্ধান্ত হলো।  শিরোনামে লিখতে হবে ফার্নিচার ক্রয়। তারপর বিস্তারিত  লিখতে হবে, কি কি আসবাবপত্র এবং কি পরিমান কাকে দায়িত্ব দেয়া হয়েছে ক্রয় করার জন্য এটার বিস্তারিত লিখতে হবে। এখানে অভিজ্ঞতা সম্পন্ন মানুষ সংগঠনের যারা আছেন তাদের মত করে লিখতে পারেন।

সভায় সিদ্ধান্ত সমূহ  রেজুলেশন হিসাবে যুক্ত করার পর,  সবগুলো লেখা পুনরায় চেক করে,  সভাপতি মহোদয়কে মিটিং অনুমোদন  সিগনেচার দেওয়ার জন্য জানাতে হবে।  সভাপতি সিগনেচার দেওয়ার পর মিটিং আর আপডেট এডিট করা যাবে না। এবং মিটিং এবং  গৃহীত  বিষয় সমূহ ফাইনালি লক হয়ে যাবে এবং পিডিএফ ডকুমেন্ট এ এপ্রুভ কথাটা যুক্ত হবে।

কোথাও কোন লিখা বুঝতে সমস্য হলে  কমেন্ট লিখুন।